Le competenze di cui un’azienda ha bisogno non rimangono immutate nel tempo. Nuove tecnologie, cambiamenti normativi, evoluzione dei mercati e trasformazioni nell’organizzazione del lavoro richiedono alle persone di aggiornare conoscenze e capacità e, in alcuni casi, di acquisirne nuove. Ed è qui che entra in gioco la formazione aziendale efficace, uno strumento per aggiornare i dipendenti che può trasformarsi in un’enorme opportunità di crescita, soprattutto quando viene integrata nella strategia dell’impresa. L’importante è che non si faccia in maniera casuale o solo per adeguarsi alla normativa. 

Le ragioni per investire nella formazione possono quindi essere molto diverse. Un’impresa può avere bisogno di aggiornare competenze diventate obsolete, preparare i dipendenti all’utilizzo di un nuovo software, sviluppare capacità manageriali, accompagnare un cambiamento organizzativo oppure rispettare specifici obblighi attraverso percorsi di formazione obbligatoria. Oggi si aggiunge anche la necessità di preparare le persone a utilizzare consapevolmente nuovi strumenti basati sull’intelligenza artificiale, rendendo la formazione AI un tema sempre più rilevante per molte organizzazioni.

Dai dati diffusi dal Sistema Informativo Excelsior di Unioncamere, ci accorgiamo che la formazione è già una realtà significativa per le imprese italiane: nel 2024 809.190 imprese hanno svolto attività formative, pari al 51,3% del totale, coinvolgendo circa 3,68 milioni di lavoratori dipendenti. E la tendenza è verso un incremento delle attività di formazione per i dipendenti.

Tuttavia, prima di creare un corso e partire con il piano formativo, è fondamentale individuare il fabbisogno formativo e le esigenze reali dell’organizzazione e delle risorse.

Quali competenze servono all’organizzazione, chi deve acquisirle e quale percorso può produrre risultati concreti?

Questo passaggio permette agli HR Manager, ai Learning & Development Manager o ai responsabili della formazione di prendere la direzione giusta: colmare un gap di competenze, adeguarsi a determinati obblighi, introdurre una nuova tecnologia, migliorare un processo o preparare le persone a un cambiamento organizzativo. 

Vediamo più da vicino cos’è la formazione aziendale, come si articola e come scegliere il percorso capace di produrre risultati concreti.

Cos’è la formazione aziendale

La formazione aziendale è un processo attraverso il quale un’organizzazione sviluppa o aggiorna le competenze delle proprie risorse in relazione agli obiettivi, ai ruoli professionali, ai cambiamenti e alle esigenze dell’impresa. Può comprendere corsi in presenza, attività pratiche, formazione digitale, affiancamento, workshop e altre esperienze di apprendimento strutturate.

Prima di scegliere lo strumento, l’organizzazione dovrebbe capire quale risultato vuole ottenere.

Se un’impresa introduce un nuovo software, per esempio, il problema non è semplicemente trovare un “corso sul software”. Occorre comprendere quali persone lo utilizzeranno, quali funzioni serviranno nei diversi ruoli, quali competenze sono già presenti e quali devono essere sviluppate.

Lo stesso principio vale quando si progetta una formazione AI: imparare genericamente che cos’è l’intelligenza artificiale può essere poco utile se le persone non comprendono come utilizzare gli strumenti pertinenti alle proprie attività, quali limiti considerare e quali comportamenti adottare nel contesto aziendale.

In pratica, è fondamentale puntare su corsi di formazione personalizzati che tengano conto degli obiettivi aziendali, delle caratteristiche e delle esigenze dei partecipanti.

Formazione aziendale efficace e sviluppo delle competenze

Uno degli obiettivi centrali della formazione è ridurre la distanza tra le competenze disponibili oggi e quelle necessarie all’organizzazione nel presente e nel prossimo futuro.

Attraverso la formazione si vanno a implementare le hard skill e le soft skill. I cataloghi formativi, infatti, includono percorsi più tecnici e direttamente connessi alla professione (ad esempio corsi di formazione per la sicurezza sul lavoro e ambiente o corsi HACCP) ma anche corsi per migliorare le capacità manageriali, comunicative, relazionali e organizzative (corsi sulla leadership, corsi indirizzati al miglioramento delle performance di vendita). A questi si aggiunge la formazione relativa alle competenze digitali, sempre più rilevanti in contesti di lavoro caratterizzati dall’introduzione di nuovi strumenti legati all’intelligenza artificiale.

A cosa serve la formazione aziendale

La formazione aziendale ha tre obiettivi principali:

• aumenta e migliora le competenze dei dipendenti e dei collaboratori;
• favorisce la produttività dell’organizzazione perché adegua le competenze dei dipendenti alle attività da svolgere e ai cambiamenti che interessano l’organizzazione;
• mantiene alta la competitività dell’azienda.

Se a grandi linee gli obiettivi possono essere condivisi dalle diverse organizzazioni, le ragioni per cui un’impresa decide di investire nella formazione possono però essere molto diverse. Ed è proprio guardando agli obiettivi, che si comprende quali sono le principali tipologie di formazione aziendale efficace.

Quali sono le principali tipologie di formazione aziendale

Non esiste un’unica classificazione della formazione aziendale. Per un’impresa è però utile distinguere innanzitutto la finalità della formazione dalla modalità con cui viene erogata.

In base alla finalità possiamo avere, per esempio, formazione tecnica e professionale, manageriale, formazione sulle soft skill, formazione digitale, onboarding e aggiornamento delle competenze, oltre alla formazione connessa a specifici obblighi.

Un modo utile per comprenderle è distinguere tre grandi esigenze: compliance, sviluppo delle competenze e trasformazione.

La modalità di erogazione rappresenta invece una decisione diversa. Lo stesso obiettivo formativo può, almeno in alcuni casi, essere perseguito in aula, online, attraverso attività pratiche o combinando più strumenti.

Compliance: la formazione obbligatoria per le imprese

Una delle motivazioni principali che spinge le imprese a fare formazione è legata all’adeguamento agli obblighi previsti dalla normativa. Per questo motivo si parla di formazione obbligatoria per imprese, enti e organizzazioni.

A seconda del settore, delle attività svolte, dei rischi presenti e dei ruoli ricoperti dalle persone possono entrare in gioco differenti esigenze formative. Pensiamo, per esempio, alla formazione sulla sicurezza sul lavoro, all’antincendio e al primo soccorso. Oppure, alle diverse aree di compliance che hanno assunto un’importanza crescente negli ultimi anni, come la protezione dei dati, l’anticorruzione e l’antiriciclaggio.

Di recente, con la diffusione dell’intelligenza artificiale e l’AI Act, è stato introdotto l’obbligo di formazione AI. In pratica, provider e deployer di sistemi di IA devono adottare misure per garantire un livello sufficiente di AI literacy (alfabetizzazione sull’intelligenza artificiale) del proprio personale e delle altre persone che operano per loro conto nell’utilizzo dei sistemi di IA.

Competenze: colmare i gap e sviluppare nuove capacità

La seconda esigenza riguarda ciò che le persone devono saper fare.

Un’impresa può accorgersi, per esempio, che un reparto commerciale ha bisogno di nuove competenze digitali, che i manager devono imparare a gestire team ibridi o che alcuni professionisti devono utilizzare strumenti tecnologici che fino a pochi anni prima non facevano parte del loro lavoro.

In questi casi la formazione diventa una leva per ridurre uno skill gap, cioè la distanza tra le competenze possedute e quelle richieste.

È in questo ambito che assumono particolare rilevanza anche upskilling e reskilling.

L’upskilling punta a sviluppare ulteriormente le competenze necessarie all’interno di un ruolo; il reskilling prepara invece una persona ad acquisire capacità che possono permetterle di svolgere attività differenti o assumere un ruolo diverso.

Trasformazione: preparare le persone al cambiamento

Tecnologia, digitalizzazione e nuovi modelli organizzativi possono modificare rapidamente attività e processi. Per questo motivo i collaboratori devono essere pronti ad accogliere i cambiamenti, che siano nuove tecnologie o software, processi più agili e cambi di ruolo. 

Bisogna concepire la formazione per le imprese come una componente della gestione del cambiamento: aiuta a trasformare una novità tecnologica o organizzativa in nuove competenze e, quando il progetto è efficace, in nuovi comportamenti di lavoro.

Formazione in aula, online o sul lavoro: come scegliere la modalità più efficace

Non esiste una modalità di formazione migliore in assoluto. La scelta dei CEO e degli HR manager dovrebbe dipendere dall’obiettivo, dalle caratteristiche dei destinatari, dal tipo di competenza da sviluppare e dall’organizzazione del lavoro.

Vediamo da vicino quali modalità di erogazione sono disponibili per fare formazione aziendale efficace:

• formazione aziendale in presenza: consente un’interazione diretta tra docenti e partecipanti. Si articola in particolare attraverso confronto, esercitazioni, discussione e attività collaborative, workshop, simulazioni e attività esperienziali;

• e-learning: si basa sulla diffusione di contenuti formativi attraverso strumenti digitali. Si tratta di uno strumento funzionale per le organizzazioni con numerosi dipendenti o persone distribuite geograficamente in luoghi differenti;

• digital learning: offre vari tipi di esperienze come videocorsi, contenuti interattivi, microlearning, attività sincrone e asincrone, simulazioni e altri strumenti digitali;

• formazione on the job: la formazione sul lavoro permette di apprendere attraverso l’esperienza concreta, spesso con l’affiancamento di persone più esperte;

• blended learning e soluzioni immersive: con queste soluzioni è possibile integrare formazione digitale, aula e attività pratiche. Tecnologie come simulazioni, contenuti 3D e Mixed Reality possono inoltre creare esperienze formative utili quando è necessario esercitarsi in ambienti simulati, visualizzare procedure complesse o riprodurre situazioni difficili da organizzare nel contesto reale.

La scelta dello strumento formativo, quindi, deve essere guidata dal tipo di risultato che si vuole ottenere, tenendo conto delle caratteristiche dei partecipanti. 

Come azienda specializzata nella creazione e nell’erogazione di soluzioni e corsi di formazione aziendale efficace, noi di Key Element abbiamo sperimentato sul campo che, spesso, la combinazione di modalità diverse offre risultati decisamente interessanti.

Come si progetta la formazione aziendale?

Per capire quale percorso di formazione aziendale potrebbe essere efficace è necessario partire dal problema che l’organizzazione vuole affrontare e dalle competenze necessarie per farlo. 

Una volta che è stata analizzata la situazione, si può progettare il percorso formativo andando a collegare il bisogno dell’impresa a obiettivi formativi, destinatari, contenuti e modalità.

Vediamo come nasce e si sviluppa un percorso di formazione aziendale.

1. Analisi dei fabbisogni formativi

Il primo passaggio per la creazione di un percorso di formazione aziendale è l’analisi dei fabbisogni, per capire quale distanza esista tra la situazione attuale e quella desiderata.

Il bisogno può emergere da cambiamenti normativi, introduzione di tecnologie, evoluzione dei ruoli, nuove strategie aziendali, risultati di performance o difficoltà riscontrate nello svolgimento delle attività.

Dopo questo step, bisogna individuare la platea dei fruitori, ossia chi utilizzerà questi strumenti e per quali attività, e fare una valutazione sulle conoscenze di partenza e i gap da colmare.

Solo a quel punto è possibile progettare una formazione efficace e realmente coerente con il contesto.

2. Definire obiettivi e destinatari

Un obiettivo formativo dovrebbe descrivere ciò che le persone dovranno conoscere, comprendere o essere in grado di fare dopo il percorso.

Anche i destinatari devono essere individuati con precisione.

Persone appartenenti alla stessa organizzazione possono avere esigenze molto differenti. Un manager e un nuovo assunto, per esempio, potrebbero aver bisogno di livelli di approfondimento, casi pratici e modalità didattiche diversi anche quando affrontano lo stesso argomento.

Segmentare correttamente i destinatari e mappare le competenze permette quindi di confezionare prodotti formativi realmente efficaci e adatti alle esigenze dei collaboratori.

3. Progettare contenuti, modalità e tempi

Soltanto dopo aver chiarito bisogno, obiettivi e destinatari ha senso decidere come costruire l’esperienza formativa personalizzata, considerando che “personalizzazione” non significa necessariamente creare ogni contenuto da zero. Il piano formativo può includere sia i corsi a catalogo che esperienze custom, l’importante è che si costruisca una soluzione coerente con ciò che l’organizzazione deve ottenere.

In questa fase si scelgono contenuti, docenti o specialisti, durata, sequenza delle attività, strumenti e modalità di erogazione.

Un percorso può essere interamente in aula o digitale, ma può anche integrare videocorsi, webinar, esercitazioni, simulazioni, microlearning, attività on the job e momenti di confronto.

4. Erogare e valutare l’efficacia della formazione

La conclusione del corso non coincide con la conclusione del progetto. Il passaggio finale è quello in cui si analizza il risultato della formazione, ossia la partecipazione, la comprensione e la capacità di applicare le nuove competenze in ambito lavorativo. 

Le risposte richiedono strumenti di valutazione differenti e devono essere proporzionate agli obiettivi del progetto. Per una valutazione corretta del percorso di formazione va definito a priori quale cambiamento dovrebbe produrre la formazione con la collaborazione di HR, management e responsabili delle diverse funzioni, persone in grado di individuare esigenze, priorità e risultati attesi.

Come scegliere un partner per la formazione aziendale

Scegliere un partner per la formazione aziendale efficace è un passaggio estremamente serio perché, oltre a comportare un impegno economico, può influenzare le performance dei tuoi collaboratori e della tua azienda. 

Un primo elemento da valutare è quindi il metodo di progettazione. Un partner formativo dovrebbe essere in grado di partire dagli obiettivi dell’azienda e di tradurli in obiettivi di apprendimento concreti, definendo destinatari, contenuti, durata e modalità di erogazione. 

Conta anche la capacità di proporre la modalità formativa in funzione dell’obiettivo: quale esperienza di apprendimento è più adatta alle competenze che vogliamo sviluppare e alle persone a cui ci rivolgiamo?

Un altro aspetto riguarda la personalizzazione, intesa come capacità di adattare contenuti, linguaggio, esempi, casi ed esercitazioni alla realtà dell’organizzazione.

Infine, è utile verificare che il partner non consideri concluso il proprio lavoro con l’erogazione del corso. Definire fin dall’inizio che cosa dovrebbe cambiare dopo la formazione permette di individuare anche modalità adeguate per valutarne l’efficacia e comprendere se le persone abbiano acquisito e siano in grado di utilizzare le competenze previste.

In questa prospettiva, il partner formativo non è semplicemente un fornitore di corsi, ma un soggetto che aiuta l’azienda a costruire un collegamento tra fabbisogni, competenze, persone e obiettivi organizzativi.

Key Element progetta percorsi di formazione per aziende ed enti partendo dall’analisi delle esigenze dell’organizzazione e dei destinatari. In base agli obiettivi, il progetto può integrare formazione in aula, Digital Learning, videocorsi e soluzioni innovative come contenuti 3D e Mixed Reality, scegliendo strumenti e modalità in funzione dell’esperienza di apprendimento da costruire.

Se stai valutando un percorso per sviluppare nuove competenze, organizzare la formazione obbligatoria o preparare le tue persone ai cambiamenti tecnologici e organizzativi, scopri le soluzioni di formazione aziendale di Key Element e individua insieme a noi il percorso più adatto alle esigenze della tua organizzazione.

FAQ sulla formazione aziendale

Chi si occupa della formazione aziendale?

La responsabilità può variare in base alle dimensioni e alla struttura dell’organizzazione. Nelle aziende più strutturate possono occuparsene HR Manager, Learning & Development Manager o responsabili della formazione, responsabili della sicurezza, con il coinvolgimento dei manager di funzione. Le imprese possono inoltre affidarsi a partner esterni per l’analisi dei fabbisogni, la progettazione e l’erogazione dei percorsi.

La formazione aziendale è obbligatoria?

Non tutta la formazione aziendale è obbligatoria. Esistono però specifici obblighi formativi collegati alla normativa applicabile, alle mansioni, ai rischi e alle responsabilità delle persone coinvolte. La formazione obbligatoria deve quindi essere individuata sulla base del contesto concreto dell’organizzazione.

Quanto dura un percorso di formazione aziendale efficace?

Non esiste una durata valida per ogni progetto. La durata dipende dagli obiettivi, dalla complessità delle competenze da sviluppare, dal livello di partenza dei partecipanti, dalle modalità didattiche e dall’organizzazione del lavoro. In alcuni casi può essere sufficiente un intervento breve; in altri è più efficace progettare un percorso distribuito nel tempo.

Come capire di quale formazione hanno bisogno i dipendenti?

È necessario partire dall’analisi dei fabbisogni formativi, confrontando le competenze disponibili con quelle richieste dai ruoli, dagli obiettivi e dai cambiamenti dell’organizzazione. Coinvolgere HR, management e responsabili di funzione aiuta a distinguere i bisogni reali dalle richieste generiche di formazione.